Le dépôt légal obligatoire se fait sous forme de remise directe du document à l'organisme dépositaire ou par envoi postal non affranchi (franchise postale). Le dépôt porte sur 1 à 6 exemplaires selon les documents. Le décret n°93-1429 du 31 décembre 1993 a fixé les modalités du dépôt légal.
I. Le dépôt légal à la Bibliothèque nationale de France
Le dépôt des documents imprimés, graphiques et photographiques
Sont aussi intégralement collectés par l'Institut national de l'audiovisuel et conservés les documents sonores suivants lorsqu'ils sont d'origine française et font l'objet d'une première diffusion :
1. Les oeuvres littéraires, dramatiques et documentaires ;
2. Les oeuvres musicales, à l'exception de celles fixées sur des phonogrammes et vidéogrammes diffusés à des fins de commerce ;
3. Les émissions d'information, à l'exception des journaux radiophoniques ;
4. Les entretiens et magazines culturels et scientifiques ;
5. Les émissions de variétés ;
6. Les messages publicitaires ;
7. Les émissions relevant d'obligations particulières des cahiers des missions et des charges.
2° Les autres émissions ou éléments d'émission font l'objet d'une sélection en vue d'un échantillonnage.
A savoir : sont considérés comme étant d'origine française, les documents audiovisuels ou sonores produits par une entreprise de droit français ou qu'un apport en part producteur ou un préachat de droits de diffusion réalisé par une entreprise de droit français figure dans le budget de production de ces émissions. Par première diffusion, on entend la première diffusion effectuée à partir du 1er janvier 1995 ou la première rediffusion effectuée à compter de cette date d'un document diffusé antérieurement par l'un des services de communication audiovisuelle ou sonore.
Le dépôt à l'Institut national de l'audiovisuel est effectué dans un délai de quinze jours à compter de la date de diffusion.
Les déposants fournissent à l'Institut national de l'audiovisuel le conducteur des émissions, le rapport du chef de chaîne, une copie de la déclaration des droits relatifs aux programmes musicaux, les documents d'accompagnement dont ils disposent, et notamment le dossier de presse, le synopsis, la fiche technique et le matériel publicitaire.
IV. Le dépôt légal au ministère de l'intérieur
Les périodiques édités ou importés dans les départements métropolitains et d'outre-mer, pour être mis à la disposition d'un public, sont déposés, au plus tard le jour de leur mise en circulation par leur éditeur ou importateur, en un exemplaire au service du dépôt légal au ministère de l'intérieur pour les éditeurs et importateurs ayant leur domicile ou siège social à Paris et auprès de la préfecture du département pour ceux situés dans les autres départements.
Les documents imprimés ou graphiques de toute nature, notamment les livres, périodiques, brochures, estampes, gravures, cartes postales, affiches, cartes, plans, globes et atlas géographiques, partitions musicales, chorégraphies ainsi que les documents photographiques, quels que soient leurs support matériel et procédé technique de production, d'édition ou de diffusion, sont déposés à la Bibliothèque nationale de France dès lors qu'ils sont mis en nombre à la disposition d'un public, à titre gratuit ou onéreux.
Les documents imprimés suivants ne sont pas soumis à l'obligation de dépôt :
1° Les travaux d'impression dits de ville, de commerce ou administratifs ;
2° Les documents électoraux mentionnés aux articles R. 26, R. 29 et R. 30 du code électoral ;
3° Les documents mentionnés au premier alinéa du présent article et importés à moins de cent exemplaires ;
4° Les partitions musicales et les chorégraphies importées à moins de trente exemplaires ;
5° Les documents imprimés, graphiques et photographiques dont le dépôt est prévu en accompagnement de certains documents ;
6° Les brevets, dessins ou modèles industriels ;
7° Les recueils de photocopies et de reproduction d'articles de presse ou d'autres textes ;
8° Les réimpressions à l'identique après le dépôt initial.
Les exemplaires déposés doivent être d'une parfaite qualité et identiques aux exemplaires mis en circulation.
Par dérogation au premier alinéa, la Bibliothèque nationale de France peut demander le dépôt d'un fichier numérique se substituant au dépôt du document imprimé, graphique ou photographique. Les modalités de ce dépôt sont définies en accord avec les déposants.
Le dépôt des progiciels, bases de données et systèmes experts
Les progiciels, bases de données, systèmes experts et autres produits de l'intelligence artificielle sont déposés à la Bibliothèque nationale de France dès lors qu'ils sont mis à la disposition du public, à titre onéreux ou gratuit, par diffusion en nombre d'un support matériel de quelque nature que ce soit.
Le dépôt des progiciels, bases de données, systèmes experts et autres produits de l'intelligence artificielle édités en France incombe à la personne qui édite les supports.
En l'absence d'éditeur, le dépôt est effectué par la personne qui produit les progiciels, bases de données, systèmes experts et autres produits de l'intelligence artificielle.
Le dépôt des progiciels, bases de données, systèmes experts et autres produits de l'intelligence artificielle importés incombe à leur importateur.
Ce dépôt est effectué, en deux exemplaires pour ceux édités sur le territoire national et en un exemplaire pour ceux qui sont importés, au plus tard le jour de la mise à la disposition du public, à la Bibliothèque nationale de France.
Il est réalisé par la remise ou l'expédition du support matériel permettant l'utilisation par le public. Le support est accompagné de la documentation afférente au produit. L'un et l'autre doivent être d'une parfaite qualité et identiques à l'exemplaire mis à la disposition du public.
Les documents doivent être accompagnés des mots de passe et le cas échéant des clés d'accès aux documents protégés ainsi que de toutes les données techniques nécessaires à leur conservation et à leur consultation.
Le dépôt des phonogrammes, vidéogrammes et documents multimédias
Les phonogrammes de toute nature, quels que soient leurs support matériel et procédé technique de production, d'édition ou de diffusion, sont déposés à la Bibliothèque nationale de France dès lors qu'ils sont mis à la disposition d'un public.
Les vidéogrammes, autres que ceux fixés sur un support photochimique, sont déposés à la Bibliothèque nationale de France dès lors qu'ils sont mis à la disposition d'un public.
Les documents multimédias, quels que soient leurs support et procédé technique de production, d'édition ou de diffusion, sont déposés à la Bibliothèque nationale de France dès lors qu'ils sont mis à la disposition d'un public.
Le dépôt des phonogrammes, vidéogrammes et documents multimédias édités en France incombe à la personne qui édite les supports. En l'absence d'éditeur, le dépôt est effectué par la personne qui produit le document ou en commande la production. Le dépôt des phonogrammes, vidéogrammes et documents multimédias importés incombe à leur importateur.
Le dépôt, en deux exemplaires pour ceux édités sur le territoire national et en un exemplaire pour ceux qui sont importés, est effectué, au plus tard le jour de la mise à la disposition du public destinataire, à la Bibliothèque nationale de France.
Ils doivent notamment comporter les pochettes, emboîtages, reliures et notices qui les accompagnent.
Les documents doivent être accompagnés des mots de passe et le cas échéant des clés d'accès aux documents protégés ainsi que de toutes les données techniques nécessaires à leur conservation et à leur consultation.
II. Le dépôt légal au Centre national de la cinématographie.
Les vidéogrammes fixés sur un support photochimique sont déposés au Centre national de la cinématographie.
Les vidéogrammes fixés sur support photochimique, autres que ceux mentionnés à l'article 24 du présent décret, et notamment ceux qui répondent aux besoins d'information, de formation ou de promotion des personnes physiques ou morales de droit public ou privé, sont soumis à l'obligation de dépôt légal lorsqu'ils sont mis à la disposition d'un public par diffusion d'au moins six exemplaires. Dans tous les cas, le dépôt est opéré, en un exemplaire, auprès du Centre national de la cinématographie dans le délai d'un mois à compter de la première représentation de l'oeuvre au public destinataire et il est accompagné du synopsis et d'une fiche technique.
Sont exclus du dépôt légal les vidéogrammes importés, exclusivement produits à l'étranger, lorsqu'ils remplissent l'une des conditions suivantes :
1° Provenir d'Etats avec lesquels la France aura conclu des accords internationaux prévoyant des conditions de réciprocité relatives à l'étendue et aux modalités du dépôt légal des vidéogrammes importés ;
2° Faire l'objet d'une entrée temporaire sur le territoire national à l'occasion de manifestations publiques dès lors que le nombre de séances de représentations est inférieur à un seuil fixé par arrêté du ministre chargé du cinéma ;
3° Etre diffusés sur le territoire national à moins de six exemplaires.
Les documents cinématographiques ayant obtenu un visa d'exploitation en application de l'article 19 du code de l'industrie cinématographique et qui sont représentés pour la première fois sur le territoire national dans une salle de spectacle cinématographique sont aussi soumis à l'obligation de dépôt légal.
Le dépôt est effectué en un exemplaire, par le producteur, ou par le distributeur pour ce qui concerne les documents cinématographiques importés, dans le délai d'un mois à compter de la première représentation publique du document. Il est accompagné du dossier de presse, du synopsis et de la fiche technique ainsi que du matériel publicitaire, notamment les bandes-annonces, affiches et photographies. Le délai est fixé à six mois pour les oeuvres cinématographiques d'une durée inférieure à une heure.
L'exemplaire doit être déposé sous la forme d'un élément intermédiaire permettant l'obtention soit d'une copie positive, soit d'une matrice négative ou, à défaut, sous la forme d'une copie positive neuve d'une parfaite qualité technique. L'exemplaire déposé doit être identique dans son métrage et son contenu à la copie soumise à l'examen de la commission de classification prévue à l'article 1er du décret du 23 février 1990.
Par dérogation à l'alinéa précédent, le dépôt d'une copie ayant déjà fait l'objet d'une exploitation est admis pour les oeuvres cinématographiques d'une durée inférieure à une heure à la condition que la copie fournie soit d'une parfaite qualité technique.
Nota : lorsque, pour un même support, il existe des formats différents, le format assurant la meilleure définition et les meilleures conditions de conservation doit être déposé, à l'exclusion du format de 70 mm.
III. Le dépôt légal à l'Institut national de l'audiovisuel.
Les documents audiovisuels et sonores sont déposés à l'Institut national de l'audiovisuel dès lors qu'ils font l'objet d'une diffusion par les services énumérés ci-après qui mettent à la disposition directe du public leurs programmes. Il s'agit principalement des sociétés nationales de programmes pour ce qui concerne leurs émissions nationales ; des services de communication audiovisuelle pour ce qui concerne leurs émissions nationales ; de la chaîne culturelle européenne issue du traité signé le 2 octobre 1990.
1° Sont intégralement déposés et conservés les documents audiovisuels suivants lorsqu'ils sont d'origine française et font l'objet d'une première diffusion :
1. Les magazines et les émissions majoritairement réalisées en plateau, autres que de fiction ;
2. Les émissions d'information, à l'exception des journaux télévisés ;
3. Les oeuvres audiovisuelles au sens du décret du 17 janvier 1990 susvisé ;
4. Les émissions de variétés ;
5. Les messages publicitaires ;
6. Les émissions relevant d'obligations particulières des cahiers des missions et des charges.
2° Les autres émissions ou éléments d'émission font l'objet d'une sélection en vue d'un échantillonnage.
